Elke activiteit die je organiseert op het openbaar domein of plaatsvindt op privéterrein én publiek toegankelijk is, is een evenement en moet je aanvragen.
Als je een evenement organiseert, heb je vaak een aantal toelatingen nodig. Denk maar aan straten parkeer- en/of verkeersvrij maken, muziek spelen, afwijken van sluitingsuur, een tent plaatsen op openbaar domein, politiebegeleiding bij stoeten of autokaravaans, bewegwijzering plaatsen, ...
Wil je een evenement organiseren, dan kun je voor alle nodige info terecht bij het Evenementenloket. Je hoeft niet langer afzonderlijk een aanvraag te doen bij de brandweer, politie, milieudienst of de dienst mobiliteit. Het evenementenloket begeleidt je stap voor stap doorheen de aanvraag van je evenement.
Via het evenementenloket wordt alle info gecentraliseerd.
Extra ondersteuning voor verenigingen
Erkende verenigingen kunnen gebruik maken van de gemeentelijke materiaaluitleendienst. Feestmateriaal aanvragen.
Voer je evenement in de UiTdatabank. Zo wordt je activiteit niet enkel opgenomen in de UITkalender op de website en het infomagazine, maar ook in allerlei andere mediakanalen.
Voorwaarden
Dien een aanvraag in voor elk van volgende evenementen:
een publiek evenement
een privé initiatief met meer dan 200 gelijktijdige aanwezigen
een overnachting van meer dan 10 personen in een niet daarvoor ingerichte of (permanent) vergunde plek
om het even welke activiteit/evenement of initiatief waarvoor je een vergunning of toelating denkt nodig te hebben. Denk maar aan straten parkeer- en/of verkeersvrij maken (speelstraat), muziek spelen, afwijken van sluitingsuur, een tent plaatsen op openbaar domein, politiebegeleiding bij stoeten of autokaravaans, bewegwijzering plaatsen.
Zorg voor een goede (brand)veiligheid. Denk hierbij aan een verzekering, EHBO, noodsignalisatie enz. Dit hangt natuurlijk sterk af van het soort evenement dat je organiseert.
Procedure
Geef je evenement stap voor stap in via het digitaal evenementenloket 60 kalenderdagen voor het evenement.
Op basis van je digitale aanvraag maken de gemeente en de veiligheidsdiensten een inschatting van wat je nodig hebt. Na goedkeuring van je aanvraag ontvang je de nodige documenten en informatie. Je kunt ook tussentijds de status van je aanvraag opvolgen via je persoonlijke omgeving in het evenementenloket.
Tip: Registreer jezelf (maak een login aan)! Dankzij je registratie zal EagleBe jouw contactgegevens onthouden zodat je deze niet telkens opnieuw moet ingeven. Je kan hierdoor ook steeds nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt. Als er iets wijzigt aan je aanvraag of je dient een aanvraag in die jaarlijks terugkeert, dan kan je deze met een eenvoudige klik kopiëren en moet je niet helemaal opnieuw jouw aanvraag indienen. Ook als je nog iets van informatie moet opzoeken, zal het systeem onthouden waar je gebleven bent wanneer je terug inlogt.
Nadat je jouw aanvraag hebt ingediend, gaan we na of je activiteit of evenement niet gehinderd wordt door andere evenementen of eventuele werkzaamheden op het openbaar domein. Daarnaast worden toestemmingen of adviezen van de hulpdiensten (politie, brandweer en medische diensten), de veiligheidscel en het college van burgemeester en schepenen voor jou verzameld.
Na een positief advies en goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, ontvang je een officiële toelating voor jouw evenement.