Evenementenloket

Elke activiteit die je organiseert op het openbaar domein of plaatsvindt op privéterrein én publiek toegankelijk is, is een evenement en moet je aanvragen.

Waarom een aanvraag indienen?

Een evenementenaanvraag verzamelt alle nodige info en geeft zo de mogelijkheid aan de (veiligheids-)diensten en de lokale overheid om in te schatten of het evenement (veilig) kan doorgaan.

Dien een aanvraag in voor elk van volgende evenementen:

• een publiek evenement

• een privé initiatief met meer dan 200 gelijktijdige aanwezigen

• een overnachting van meer dan 10 personen in een niet daarvoor ingerichte of (permanent) vergunde plek

• om het even welke activiteit/evenement of initiatief waarvoor je een vergunning of toelating denkt nodig te hebben. Denk maar aan straten parkeer- en/of verkeersvrij maken (speelstraat), muziek spelen, afwijken van sluitingsuur, een tent plaatsen op openbaar domein, politiebegeleiding bij stoeten of autokaravaans, bewegwijzering plaatsen.

Zorg voor een goede (brand)veiligheid. Denk hierbij aan een verzekering, EHBO, noodsignalisatie enz. Dit hangt natuurlijk sterk af van het soort evenement dat je organiseert.

Geef je evenement stap voor stap in via het digitaal evenementenloket 60 kalenderdagen voor het evenement.

Voordat je een aanvraag voor een evenement indient, bekijk je best onderstaande regelgevingen en checklists. Je vind hier alle zaken die nodig zijn en die je verder helpen om je evenement goed en veilig te organiseren. Wanneer je deze bekeken hebt kan je doorgaan naar het indienen van je aanvraag.

Regelgevingen

• Richtlijnen gasinstallaties

• Richtlijnen elektrische installaties

• Richtlijnen verwarmingselementen

• Richtlijnen tenten

• Richtlijnen fakkeltocht

• Richtlijnen kampvuur

• Richtlijnen vuuract

• Richtlijnen vuurmanden/vuurkorven

• Algemene voorwaarden

Checklists

• Draaiboek

• Drones

• Keuringen en attesten

• Medische inzet/EHBO

• Mobiliteit

• Opblaasconstructies springkastelen

• Overlast

• Sanitair

• Sjorconstructies

• Stroomgroep

• Wielerwedstrijden

Stappenplan aanvraag via EagleBe.com

1. Zorg dat je volgende documenten/info bij de hand hebt:

• Inplantingsplan

• Omgevingsplan

• Programma

2. Druk op de knop ‘aanvraag via EagleBe.com’ om doorverwezen te worden naar het online platform.

3. Maak een login aan om van start te gaan.

4. Meld je aan in EagleBe en start je aanvraag. Wat je invult wordt bewaard en kun je op elk moment aanvullen.

5. Is je aanvraag volledig ingevuld? Dien deze dan in, waarna de dienst evenementen je dossier in behandeling neemt. Het volledig proces kan enkele weken in beslag nemen.

PS: vergeet zeker je documenten (zie 1) niet toe te voegen!

6. Je aanvraag wordt, indien nodig, voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen om een beslissing te nemen.

7. Je wordt via Eaglebe op de hoogte gehouden over de beslissing van je aanvraag.

Eaglebe helpdesk

Een aanvraag indienen

Door deze aanvraag in te dienen verklaar je je akkoord met de regelgeving betreffende het veilig organiseren van evenementen.

Als je een evenement organiseert, heb je vaak een aantal toelatingen nodig. Denk maar aan straten parkeer- en/of verkeersvrij maken, muziek spelen, afwijken van sluitingsuur, een tent plaatsen op openbaar domein, politiebegeleiding bij stoeten of autokaravaans, bewegwijzering plaatsen, ...

Wil je een evenement organiseren, dan kun je voor alle nodige info terecht bij het Evenementenloket. Je hoeft niet langer afzonderlijk een aanvraag te doen bij de brandweer, politie, milieudienst of de dienst mobiliteit. Het evenementenloket begeleidt je stap voor stap doorheen de aanvraag van je evenement.
Via het evenementenloket wordt alle info gecentraliseerd.

Extra ondersteuning voor verenigingen

Erkende verenigingen kunnen gebruik maken van de gemeentelijke materiaaluitleendienst

Feestmateriaal aanvragen

Voer je evenement in de UiTdatabank. Zo wordt je activiteit niet enkel opgenomen in de UITkalender op de website en het infomagazine, maar ook in allerlei andere mediakanalen.